Ob Sie mit Ihren E-Mails richtig umgehen, erfahren Sie hoffentlich nicht erst, wenn es bei der nächsten Betriebsprüfung zu spät ist?

Ihre Pflicht

E-Mail-Archivierung

Seit 2014 ist eine E-Mail als zulässiger Informationsträger für Nachweispflichten Ihrer Geschäftstätigkeit oder als steuerlich relevantes Dokument zugelassen.  Wenn Sie das Medium E-Mail nutzen (und da kann sich inzwischen vermutlich kaum einer mehr gegen wehren), dann müssen Sie für E-Mails die gleichen Kriterien ansetzen, wie für alle anderen Dokumente, die Ihrer Nachweispflicht unterliegen. Zusätzlich müssen Sie nach Datenschutzrecht (DSGVO) zuverlässige Löschverfahren etablieren und einhalten.

Die gesetzlichen Forderungen verlangen von Ihnen, dass E-Mails mit relevanten Inhalten zur Erfüllung Ihrer Nachweispflichten

im originären Format       -      unverändert      -      verfügbar      -      auffindbar      und      lesbar


sein müssen.

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elktronischer Form sowie zum Datenzugriff

Mit der GoBD sind Aufzeichnungs- und Nachweispflichten für steuerlich relevante - und damit auch geschäftsrelevante Informationen geregelt. Grundlegend bezieht sich die GoBD auf die Pflichten nach Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) und regelt darüber hinaus noch die Rechte des Datenzugriffs (z.B. im Falle einer Betriebsprüfung). Konkret bestehende Forderungen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit
- Ordnung
- Formattreue bei Archivierung

HGB § 257 (Handelsgesetzbuch)

Kaufleute sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Dazu zählen auch E-Mails, sofern es sich bei ihnen um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Dies betrifft u. a. die empfangenen und abgesandten Handelsbriefe sowie Buchungsbelege gem. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Voraussetzung für die Aufbewahrungspflicht ist, dass die E-Mails der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dienen. Dazu gehören:
- Aufträge
- Auftragsbestätigungen
- Versandanzeigen
- Frachtbriefe
- Lieferpapiere
- Reklamationsschreiben
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- schriftlich gefasste Verträge.

AO § 147 (Abgabenordnung)

Nach AO § 147 sind sowohl empfangene Handels- und Geschäftsbriefe als auch die abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe gesondert aufzubewahren, wobei unter den Begriff „Geschäftsbrief“ die Korrespondenz der übrigen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen fällt.


 


Ihre Möglichkeiten...

Es gibt zwei alternative Betriebsarten, wie Sie das Memox - E-Mail-Archiv nutzen können. Beide Varianten haben ihre Voteile und Sie können sich frei entscheiden.

flexibel - schnell - ohne administrativen Aufwand

in der Cloud

Das System ist bereits vollständig vorbereitet und Sie erhalten einen abgetrennten Bereich für Ihre E-Mail-Archivierung. 

Vorteile: sehr schnelle Bereitstellung, vollständige Administration und Überwachung des Sytems durch unsere Administratoren, automatische Anpassungenan von technische Weiterentwicklungen, kein technisches Know-How bei Ihnen erforderlich, langfristig sicherer Betrieb ohne weiteren Aufwand, keine einmalige Kosten

Nachteile: keine Gestaltungsmöglichkeit für die Web-Adresse oder die grafische Oberfläche des E-Mail-Archivs, bei umfangreicher Nutzung höhere Kosten.

optisch und technisch individuell

Installation auf Ihrem System

Wir installieren das System vollständig auf einem von Ihnen bereitgestellten Server (im Web oder lokal) und richten es entsprechend in Abstimmung mit Ihnen ein. 

Vorteile:  optische Anpassungen möglich, technische Konfiguration entsprechend Ihrer IT-Strategie und Vorgaben, keine laufenden Softwarekosten, bei sehr umfangreicher Nutzung geringere Kosten



Nachteile: einmalige Kosten, eigener administrativer Aufwand zur Betreuung des System notwendig, keine automatische Anpassung an Weiterentwicklungen, ggf. zusätzliche Supportkosten bei Bedarf

Ihr E-Mail-Archiv in der Cloud

Basis (Cloud)

für Einsteiger und kleine Unternehmen

29,- €
pro Monat

  • 10 Mailadressen
  • 2 Domains
  • 10 GB Speicherplatz
  • bei Bedarf mehr
    + 10 GB Speicherplatz 4,- € / Monat
    + 1 Mailadresse 2,- € / Monat

Standard (Cloud)

passend für die meisten Unternehmen

49,- €
pro Monat

  • 50 Mailadressen
  • 5 Domains
  • 100 GB Speicher
  • bei Bedarf mehr
    + 50 GB Speicherplatz 12,- € / Monat
    + 10 Mailadressen 8,- € / Monat

Power (Cloud)

für "Große"

89,- €
pro Monat

  • 100 Mailadressen
  • 10 Domains
  • 400 GB Speicherplatz
  • bei Bedarf mehr
    + 100 GB Speicherplatz 20,- € / Monat
    + 20 Mailadressen 12,- € / Monat

alle Preise zzgl. MwSt. - Abrechnung für die Cloud-Versionen erfolgt jeweils für 3 Monate


Alternativ - Memox - E-Mail-Archiv auf Ihrem System

Your Business

eine Installation in Ihrer Umgebung

2.900,- €
einmalig

  • Memox - E-Mail-Archiv
  • Installation auf vorgegebener Systemumgebung
  • Individualisierung (Logo, Farben) und Einrichtung

alle Preise zzgl. MwSt.


MEMOX - E-Mail-Archiv in der Cloud

Leistungspaket

Alle Pakete in der Cloud beinhalten folgende Leistungen:

Mail-Automatismus

Für die von Ihnen vorgegebenen Domains werden automatisch aktive E-Mails angelegt.

Benutzer und Zugriffsberechtigung

Zu jeder aktiven E-Mail-Adesse wird direkt ein Benutzer angelegt. Ihm werden unmittelbar LESERECHTE vermacht und die Zugangsdaten zugesendet.

Gruppenberechtigungen

Auf Wunsch können Leseberechtigungen für Gruppenmitglieder auf eine E-Mail-Adresse eingerichtet werden.

IMAP-Zugang

Jedes Konto im Memox - E-Mail-Archiv kann per IMAP in die Groupwarelösung (z.B. Outlook) eingebunden werden. Ein komfortabler Zugriff und alle Funktionen stehen zur Verfügung. Da nur ein Lesezugriff besteht, ist ein versehentliches Löschen nicht möglich.

SUCHE

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit der Volltextsuche oder einer Suche über eine spezielle Suchmaske für E-Mails.

vollständig verfügbare Umgebung

Sie erhalten von uns ein vollständig lauffähiges System auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland. Administration, Überwachung der Hardware bzw. Sicherheitseinrichtungen übernehmen wir im Rahmen des gebuchten Auftrages für Sie.

Sicherheit

DSGVO-konform - Server in einem Rechenzentrum in Deutschland, tägliches Voll-Backup, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Unterstützung zur rechtskonformen Implementierung auch bei Ihren Mitarbeitern